ERP, bir kurumun finans, insan kaynakları, satın alma, stok ve proje yönetimi gibi süreçlerini birbiriyle bağlantılı yürütmesini sağlayan kurumsal kaynak planlama sistemidir. Amacı, birimlerin aynı bilgiyi farklı dosyalarda tekrar tekrar tutmasını azaltmak ve işlemleri ortak veriler üzerinden yönetmektir.
Üniversitelerde ERP; bütçe takibinden personel kayıtlarına, araştırma projelerinden kampüs ihtiyaçlarına kadar pek çok alanda kullanılabilir. Web sitesiyle doğru biçimde bağlandığında personel rehberi ve birim bilgileri gibi içeriklerin güncel kalmasına da yardımcı olur.
ERP ne demek, nasıl çalışır?
ERP'nin açılımı Enterprise Resource Planning, Türkçe karşılığı ise kurumsal kaynak planlamasıdır. Buradaki kaynak; para, çalışan, malzeme, ekipman ve zaman gibi kurumun faaliyetlerini sürdürmek için kullandığı unsurları kapsar.
ERP modülleri ortak veri yapıları ve tanımlanmış iş akışlarıyla birlikte çalışır. Örneğin bir üniversite laboratuvarı için cihaz alınırken süreç şöyle kurulabilir:
- İlgili birim satın alma talebini oluşturur.
- Talep, bütçe ve yetkili kişilerin onayları doğrultusunda değerlendirilir.
- Sipariş ve teslim bilgileri satın alma, stok veya demirbaş kayıtlarına yansıtılır.
- Fatura ve ödeme işlemleri finans kayıtlarıyla ilişkilendirilir.
Böylece aynı işlemin farklı aşamaları izlenebilir hâle gelir. Tekrar veri girişi ve tutarsız kayıtlar azaltılabilir; ancak otomasyonun kapsamı, seçilen modüllere ve yapılan entegrasyonlara bağlıdır. Güncellemelerin ne kadar hızlı yansıyacağı da sistem tasarımına göre değişir. Kullanıcılar verilere görevleri için tanımlanan yetkilerle erişir.
ERP modülleri nelerdir?
ERP programları, kurumun ihtiyacına göre seçilen modüllerden oluşur. Üniversiteler açısından öne çıkan işlevler şunlardır:
| Modül veya işlev | Üniversitedeki kullanım örneği |
|---|---|
| Finans ve bütçe | Birim bütçeleri, harcamalar, tahsilatlar, ödemeler ve mali raporlar. |
| İnsan kaynakları ve bordro | Akademik ve idari personel kayıtları, görevlendirmeler, izinler ve ücret işlemleri. |
| Satın alma | İhtiyaç talepleri, onaylar, teklifler, siparişler ve tedarikçi kayıtları. |
| Stok ve varlık yönetimi | Sarf malzemeleri, laboratuvar cihazları ve demirbaşların takibi. |
| Proje yönetimi | Araştırma projelerinin bütçe, harcama ve kaynak kullanımının izlenmesi. |
| Raporlama ve analiz | Birimler ve projeler arasında tutarlı yönetim raporları hazırlanması. |
Üretim, satış veya dağıtım gibi modüller de ERP çözümlerinde bulunabilir. Her kurumun bütün modülleri kullanması gerekmez. İşlevlerin bir kısmı aynı ürün içinde, bir kısmı ise ERP'ye bağlı ayrı uygulamalarla sağlanabilir.
Üniversitelerde ERP, OBS ve web sitesinin görevleri
Üniversitelerde idari, akademik ve web yayıncılığı süreçleri farklı ihtiyaçlara sahiptir. Bu nedenle hangi bilginin hangi sistemde yönetileceği baştan belirlenmelidir:
- ERP: Bütçe, personel, satın alma, ödeme ve kaynak yönetimi gibi idari ve mali süreçleri yürütür.
- OBS: Öğrenci kaydı, ders seçimi, not ve mezuniyet gibi akademik süreçleri yönetir.
- LMS: Ders materyalleri, ödevler ve çevrim içi öğrenme faaliyetleri için kullanılır.
- CMS: Web sayfalarını, duyuruları ve tanıtım içeriklerini yönetir. Drupal bu gruptadır.
Bu işlevler bazı ürünlerde aynı çatı altında sunulabilir. Önemli olan, her kayıt için esas alınacak sistemi ve güncellemeden sorumlu birimi belirlemektir. Örneğin personelin görev bilgisi insan kaynaklarında, öğrencinin ders kaydı OBS'de, bölümün tanıtım metni ise Drupal'da yönetilebilir.
Devlet ve vakıf üniversitelerinin mali süreçleri, raporlama ihtiyaçları ve kullandıkları mevcut sistemler farklılaşabilir. ERP projesinin kapsamı buna göre çizilmeli; araştırma bütçeleri, demirbaşlar ve kampüs hizmetleri de ihtiyaç analizine katılmalıdır.
Akademik verilerin web sitesine nasıl taşınabileceğini öğrenci bilgi sistemi entegrasyonu yazımızda ayrıntılı olarak ele alıyoruz.
ERP ile üniversite web sitesi nasıl entegre edilir?
Entegrasyon, ERP'de yönetilen ve web sitesinde gösterilmesi uygun olan bilgilerin kontrollü biçimde aktarılmasıyla kurulur. Böylece web ekibinin aynı veriyi fakülte ve bölüm sayfalarında yeniden düzenleme ihtiyacı azalır.
Bu bağlantının sağlayabileceği başlıca kullanım alanları şunlardır:
- Personel rehberi: Yayımlanması uygun görülen ad, unvan, birim ve kurumsal iletişim bilgilerinin güncellenmesi.
- Organizasyon yapısı: Fakülte, bölüm ve idari birim bilgilerinin esas alınan kayıtlarla eşleştirilmesi.
- İş ve kadro ilanları: Yetkili birimin yayımlanmak üzere onayladığı ilanların web sitesine aktarılması.
Örneğin bir akademisyenin birimi değiştiğinde, bu değişiklik tanımlanan aktarım sürecine göre profil sayfasına yansıtılabilir. Bunun için hangi alanların aktarılacağı, kayıtların nasıl eşleştirileceği ve güncelleme sıklığı belirlenmiş olmalıdır. Aktarımın çalışmaması durumunda sorumlu ekibe bildirim gitmesi de planlanmalıdır.
Bağlantıda hangi yöntem kullanılmalı?
ERP'nin desteklediği belgelenmiş API'ler veya web servisleri, veri alışverişini yönetmek için kullanılabilir. API, iki sistemin tanımlanmış kurallar üzerinden iletişim kurmasını sağlayan arayüzdür. Drupal ile bağlantı, ERP'nin sunduğu olanaklara göre uygun bir entegrasyon veya ara yazılım üzerinden geliştirilir; yalnızca Drupal kurulması bu bağlantıyı kendiliğinden oluşturmaz.
Seyrek değişen birim bilgileri belirli aralıklarla aktarılabilir. Daha güncel olması gereken kayıtlar için olay bazlı güncelleme veya ihtiyaç anında sorgulama değerlendirilebilir. Yöntem seçilirken veri güncelliği kadar sistemlere binecek yük ve kesinti durumları da dikkate alınmalıdır.
Personel rehberi gibi yalnızca bilgi gösteren bir bağlantıda okuma yetkisi yeterlidir. Web portalından ERP'ye talep iletilmesi gerekiyorsa yazma işlemleri ayrıca yetkilendirilmeli, doğrulanmalı ve kayıt altına alınmalıdır. Herkese açık sayfalar ile oturum açılarak kullanılan personel hizmetleri ayrı erişim kurallarıyla tasarlanmalıdır.
Aynı içeriğin web sitesi ve mobil uygulama gibi farklı kanallarda kullanılmasını Drupal ile API-first yaklaşımı yazımızda inceleyebilirsiniz.
ERP türleri: Kurum içi, bulut ve hibrit
ERP seçerken kurulum modeli ile lisans modelini ayrı değerlendirmek gerekir. Başlıca kurulum seçenekleri şunlardır:
- Kurum içi ERP: Sistem kurumun yönettiği altyapıda çalışır. Sunucu, bakım, yedekleme ve güvenlik için kurumun veya hizmet aldığı ekibin sorumlulukları belirlenmelidir.
- Bulut ERP: Sistem bulut altyapısında sunulur. SaaS modelinde yazılım hizmet olarak kullanılır; altyapı ve güncelleme sorumluluklarının kapsamı sağlayıcıyla yapılan sözleşmeye bağlıdır.
- Hibrit ERP: Kurum içindeki sistemler ile bulut hizmetleri birlikte kullanılır. Sistemler arasındaki veri akışının ve görev dağılımının yönetilmesi gerekir.
Açık kaynak olması veya belirli bir sektöre yönelik hazırlanması ise ürünün farklı özellikleridir. Örneğin açık kaynaklı bir ERP bulutta da çalışabilir. Açık kaynak seçeneğinde de kurulum, geliştirme, barındırma ve destek maliyetleri bulunabilir.
ERP programları nasıl karşılaştırılır, maliyet nasıl hesaplanır?
Doğru ERP programını seçmek için önce çözülmesi gereken sorunları belirleyin. Aynı kaydın farklı sistemlere elle girilmesi, raporlar için sürekli dosya birleştirilmesi ve onayların izlenememesi, mevcut yapının gözden geçirilmesi gerektiğini gösterir.
Ürünleri karşılaştırırken şu sorulara cevap arayın:
- Süreçlere uygunluk: Üniversitenin zorunlu iş akışları hazır özelliklerle ne ölçüde karşılanıyor?
- Entegrasyon: OBS, bankacılık, kimlik yönetimi ve Drupal gibi mevcut sistemler için kullanılabilir arayüzler var mı?
- Yerel gereksinimler: İhtiyaç duyulan mali raporlama, bordro ve e-belge işlevleri hangi kapsamda destekleniyor?
- Kullanım ve destek: Rol bazlı eğitim, destek koşulları ve benzer kurumlardaki uygulama deneyimi yeterli mi?
- Veriye erişim: Kurum verilerini kullanılabilir biçimlerde dışa aktarabiliyor mu? Hizmet sona erdiğinde veri iadesi nasıl yapılacak?
ERP maliyeti yalnızca lisans veya abonelik bedelinden oluşmaz. Kurulum, veri temizliği ve aktarımı, entegrasyon, özel geliştirme, eğitim, altyapı, bakım ve kurum çalışanlarının ayıracağı zaman birlikte hesaplanmalıdır. Kullanıcı, modül ve kullanım miktarına bağlı ücretler de ürünlere göre değişebilir.
Teklifleri aynı kapsam ve kullanım dönemi üzerinden karşılaştırın. Düşük başlangıç bedelinin sonraki yıllardaki destek veya entegrasyon maliyetlerini gizlememesi için toplam sahip olma maliyetini değerlendirin. Satın almadan önce kurumun örnek işlemleriyle bir pilot çalışma yapılması, eksiklerin görülmesine yardımcı olur.
ERP entegrasyonunda veri güvenliği ve KVKK
ERP'de kimlik, maaş ve banka hesabı gibi kişisel veriler bulunabilir. Web sitesi entegrasyonunda yalnızca belirlenen amaç için gerekli alanlar aktarılmalı; bir verinin sistemde bulunması, herkese açık yayımlanabileceği anlamına gelmemelidir.
- Kullanıcı ve entegrasyon hesaplarına görevleri için gerekli en düşük yetkiyi verin.
- Aktarımları güvenli bağlantılar üzerinden yapın; erişim bilgilerini koruyun ve kritik işlemleri izlenebilir tutun.
- Testlerde mümkün olduğunca sentetik veya uygun biçimde anonimleştirilmiş veri kullanın. Maskelemenin her durumda anonimleştirme olmadığını dikkate alın.
- Saklama sürelerini ve işleme şartları ortadan kalktığında uygulanacak imha süreçlerini belirleyin.
- Bulut hizmetlerinde verinin tutulduğu yerleri, yurt dışından erişimleri ve uygulanması gereken aktarım koşullarını değerlendirin.
Aydınlatma, işleme şartları ve veri güvenliği yükümlülüklerinin kapsamını KVKK nedir rehberimizde bulabilirsiniz.
ERP projesine nereden başlanmalı?
İlk adım, kurumun süreçlerini ve veri kaynaklarını ortaya koymaktır. Ardından öncelikli modüller seçilir, mükerrer kayıtlar temizlenir ve sınırlı kapsamda pilot uygulama yapılır. Kullanıcı eğitimi, kabul testleri ve canlıya geçiş desteği de proje planına dahil edilmelidir.
Proje süresi; modül sayısına, veri kalitesine, entegrasyonlara ve özel geliştirme ihtiyacına bağlıdır. Kapsamı baştan netleştirmek ve aşamalı ilerlemek, takvim ile maliyetin yönetilmesini kolaylaştırır.
Web sitesi entegrasyonuna personel rehberi veya birim bilgileri gibi sınırları belirli bir alanla başlanabilir. Kayıtların doğru eşleştiği, güncellemelerin yansıdığı ve erişim kurallarının çalıştığı doğrulandıktan sonra kapsam genişletilebilir.
Üniversitenizin ERP ve diğer kurumsal sistemlerini Drupal web altyapısıyla birlikte değerlendirmek için Drupal4Edu ekibiyle iletişime geçebilirsiniz.