Akademisyen sayfasındaki yayın listesi siteye üç şekilde gelebilir. Akademisyen yayınlarını kendisi yazar, hazır bir dosya olarak aktarılır ya da kurumun akademik veri sisteminden otomatik olarak alınır. Bu yazımızda bu üç yöntemden hangisinin hangi kuruma uygun olduğunu, Türkiye'de YÖKSİS ve AVESİS'in bu işin neresinde durduğunu, Drupal tarafında hangi araçların bulunduğunu ve işe nereden başlanacağını anlatıyoruz.
Üniversite sitelerinde en çok ziyaret edilen sayfalardan biri akademisyen sayfasıdır. Aday öğrenci hocanın alanına bakar, gazeteci uzman arar, birlikte çalışmak isteyen bir araştırmacı önce yayın listesini okur. Buna rağmen bu sayfalar çoğu kurumda en bakımsız kalan sayfalardır. Bunun sebebi tasarım değildir. Asıl sebep, sayfadaki bilgilerin kimin sorumluluğunda olduğunun en baştan belirlenmemiş olmasıdır.
Akademisyen sayfasındaki bilgiler tek bir yerden gelmez
Sayfa dışarıdan tek parça görünür, oysa içinde birbirinden çok farklı bilgiler bir araya gelir. Unvan, bölüm, oda numarası ve kurumsal e-posta adresi personel işlerinde kayıtlıdır. Ders listesi öğrenci bilgi sistemindedir. Özgeçmiş metnini akademisyenin kendisi yazar. Yayınlar, projeler ve atıf sayıları ise kurumun akademik veri sisteminde durur.
Bu dört grubun tek ortak yanı aynı sayfada görünmeleridir. Ne sıklıkla değiştikleri, hangi sistemde tutuldukları ve kimin sorumlu olduğu birbirinden farklıdır.
Kurum bilgileri ile yayın bilgileri neden ayrı yönetilir
Kurum bilgileri yavaş değişir ve merkezden yönetilir. Bir akademisyenin unvanı birkaç yılda bir değişir, bölümü çoğu zaman hiç değişmez. Yayın bilgileri ise sürekli artar. Yeni bir makale yayımlanır, bir bildiri sunulur, bir proje başlar.
İkisini tek bir forma sıkıştıran kurumlar genelde aynı yere varıyor. Merkezi ekibin yayın girecek vakti olmuyor, akademisyen de kendi unvanını değiştiremediği için forma hiç girmiyor. Sayfa bir süre sonra kimsenin dokunmadığı bir sayfaya dönüşüyor.
Öğrenci tarafındaki bilgilerin nasıl yönetildiğini daha önce Drupal ile öğrenci bilgi sistemi entegrasyonu yazısında anlatmıştık. Orada bilgiyi kurum üretir. Burada ise bilgiyi araştırmacının kendisi üretir ve bu fark, aşağıdaki bütün kararları belirler.
Yayın bilgisi Türkiye'de hangi sistemlerde tutulur?
Türkiye'deki üniversitelerde akademik bilgi genellikle iki yerde toplanır. YÖKSİS, Yükseköğretim Kurulu'nun merkezi sistemidir ve akademisyenin resmi kaydı oradadır. Kurumların büyük kısmı bunun yanında AVESİS adıyla bilinen bir akademik veri yönetim sistemi çalıştırır. Birçok üniversitenin bu sistemi herkese açık adreslerde çalıştırdığını görebilirsiniz, yani bu yapı istisna değil yaygın bir uygulamadır.
Web sitesi bu sıralamanın en sonunda yer alır. Bir kurumda akademisyen sayfaları boş görünüyorsa sorun çoğu zaman sitede değildir. Ya kurumun sisteminde kayıt eksiktir ya da o kayıt siteye hiç aktarılmamıştır.
YÖKSİS'teki yayınlar kuruma neden otomatik geçmiyor
En yaygın yanılgı, YÖKSİS'e girilen yayınların kurumun kendi sistemine kendiliğinden aktığı düşüncesidir. Uygulamada böyle işlemiyor. Bir devlet üniversitesinin kendi YÖKSİS'ten AVESİS'e yayın aktarımı duyurusu sebebini açıkça yazıyor. YÖKSİS'teki yayın kayıtlarının bir kısmında yazarların kurum bilgisi bulunmadığı için toplu aktarım yapılamıyor ve araştırmacı kendi yayınlarını tek tek aktarıyor.
Bu ayrıntı proje takvimini doğrudan etkiliyor. Sitedeki hazırlık bitmiş olsa bile kurumun sistemindeki kayıt eksikse sayfada gösterilecek bir şey olmuyor. Bu yüzden plana, kayıtların toparlanması için ayrı bir süre koymak gerekiyor.
Yayın listesini siteye taşımanın üç yolu
Hangi yolun seçileceği akademisyen sayısına ve kurumdaki sistemlerin ne kadar oturmuş olduğuna bağlıdır.
Elle giriş
Akademisyen kendi sayfasındaki yayın alanını doldurur. Kurulumu en kolay yoldur ve küçük bölümlerde işini görür. Zayıf tarafı, aynı yayının hem akademik veri sisteminde hem sitede ayrı ayrı durmasıdır. İki kayıt zamanla birbirini tutmaz hale gelir ve hangisinin güncel olduğu belirsizleşir.
Dosya ile aktarım
Akademisyen yayın listesini BibTeX veya RIS dosyası olarak dışa aktarır, site de bu dosyayı okur. Kaynakça programlarının tamamı bu dosya biçimlerini üretir, yani araştırmacı tarafında yeni bir şey öğrenmek gerekmez. Otomatik değildir, ama her yayını tek tek yazmaktan çok daha hızlıdır ve bilgiler alan alan ayrılmış şekilde gelir.
Sistemden otomatik aktarım
Site, kurumun akademik veri sistemine bağlanır ve yayınları oradan okur. Doğru kurulduğunda en iyi sonucu verir, çünkü tek bir kayıt vardır ve site yalnızca onu gösterir. Buna karşılık iki sistem arasında bir aktarım yapısı kurmak ve bunun bakımını sürekli yapmak gerekir.
Yurt dışındaki büyük araştırma üniversitelerinin çoğu bu yolu seçiyor. Oxford'un kendi bilgi işlem sayfası, araştırma bilgi sisteminin uygun şekilde ayarlandığında bölüm sitelerindeki herkese açık sayfalara yayın bilgisi gönderdiğini yazıyor.
| Elle giriş | Dosya ile aktarım | Otomatik aktarım | |
|---|---|---|---|
| Kurulum zorluğu | Düşük | Orta | Yüksek |
| Güncel kalması | Kişiye bağlı | Dönem dönem | Sürekli |
| Hangi kuruma uygun | Küçük bölümler | Orta ölçekli fakülteler | Akademik veri sistemi oturmuş kurumlar |
| Riski | İki ayrı kayıt oluşması | Aktarımın unutulması | Kurum sistemindeki eksiğin siteye yansıması |
Drupal bu iş için ne sunuyor?
Atıf stili nasıl belirlenir
Yayın listesi düz bir metin değildir. Yazar, başlık, dergi, yıl ve DOI bilgisi ayrı alanlarda tutulmalıdır. Aynı yayın bölüm sayfasında kısa künyeyle, akademisyen sayfasında tam künyeyle görünebilir. Bu da ancak alanlar en baştan ayrı tutulduğunda mümkün olur.
Drupal tarafında bu işi Bibliography & Citation modülü yapıyor. 15 Temmuz 2026'da çıkan 3.1.2 sürümü kararlı ve Drupal güvenlik bildirimi kapsamında. 1.349 site kullandığını bildiriyor. BibTeX, RIS ve EndNote dosyalarını içe aktarıyor, sekiz binden fazla atıf stilini tanıyor. Yani kurumun kullandığı atıf stilini uygulamak için yazılım geliştirmeniz gerekmiyor, ayarlardan seçmeniz yetiyor.
Yayın başlıklarının hem Türkçe hem İngilizce tutulması ayrı bir konudur ve alan yapısını doğrudan etkiler. Bu tarafı Drupal'da çoklu dil yönetimi yazısında ele aldık.
ORCID'in ücretsiz servisi ne kadarını karşılıyor
ORCID, araştırmacılara kendilerine özel bir numara veren uluslararası bir kayıt sistemidir. Bu numarayı akademisyen sayfasında göstermek yaygınlaştı. Bazı kurumlar bir adım daha atıp yayın listesini doğrudan ORCID'den çekmek istiyor.
Burada baştan bilinmesi gereken bir sınır var. ORCID'in kendi dokümantasyonuna göre ücretsiz servis yalnızca okuma yapıyor. Araştırmacının ORCID kaydındaki herkese açık yayınları okuyup sitede gösterebilirsiniz. Ancak kurumun sistemindeki bir yayını ORCID kaydına ekleyemezsiniz. Ekleme işlemi üyelik gerektiriyor ve bu üyelik ücretli. Bunu proje başlamadan bilmek, sonradan bütçe sorunu çıkmasını önlüyor.
Hazır modül beklentisi konusunda da gerçekçi olmakta fayda var. Drupal'ın ORCID modülü siteye ORCID ile giriş yapmayı sağlıyor ve sekiz sitenin kullandığını bildiriyor. Yayın çekmeye yarayan diğer modülü ise tek bir site kullanıyor ve güvenlik bildirimi kapsamında değil. Bu rakamlar şunu gösteriyor: ORCID bağlantısı hazır bir modülle değil, kuruma özel geliştirmeyle kuruluyor.
Sayfayı kim güncelleyecek?
Teknik kurulum bittiğinde cevaplanması gereken bir soru kalıyor. Sayfadaki hangi bilgiyi kim değiştirebilecek?
Üç kademeli bir düzen çoğu kurumda rahat işliyor. Akademisyen kendi özgeçmişini, çalışma alanlarını ve fotoğrafını düzenler. Bölüm sekreterliği iletişim bilgilerini ve ders bağlantılarını yönetir. Unvan ve kadro bilgisini ise kimse elle değiştirmez, çünkü o bilgi kurumun kendi sisteminden gelir.
Yayın listesi otomatik aktarılıyorsa o alanı düzenlemeye kapatmak gerekir. Yoksa akademisyen sayfada bir düzeltme yapar, bir sonraki aktarım düzeltmeyi siler ve kimse sisteme bir daha güvenmez.
Bu yetki kademelerini Drupal tarafında nasıl kurduğumuzu üniversitede kim neyi düzenleyebilir yazısında ayrıntılı anlattık.
KVKK açısından hangi bilgi yayımlanabilir?
Sayfadaki bilgilerin hepsi aynı kategoride değildir. Unvan, bölüm ve kurumsal e-posta adresi görevin gereği olan iletişim bilgisidir, herkese açık sayfada yer alması beklenir. Cep telefonu, kişisel e-posta adresi ve ev adresi ise kişisel veridir.
KVKK açısından ayrım şöyle işliyor. Görev gereği paylaşılan kurumsal iletişim bilgisi yayımlanabilir. Kişisel iletişim bilgisi ise ancak akademisyenin açık rızasıyla yayımlanır ve bu rıza her zaman geri alınabilir olmalıdır.
Sitede bunun karşılığı basit bir düzenlemedir. Kişisel bilgiler profil formunda ayrı bir başlık altında toplanır, kapalı gelir ve akademisyen göstermek isterse kendisi açar. Böylece rıza kaydı sistemin içinde tutulmuş olur.
İşe nereden başlamalı?
İlk adım yazılım seçmek değildir. Dört sorunun cevabını yazmakla başlar. Sayfada hangi bilgiler görünecek? Hangi bilgi hangi sistemde tutulacak? Yayın listesi ne sıklıkla güncellenecek? Hangi bilgiyi kim değiştirebilecek?
Bu dört cevap yazıldıktan sonra üç yoldan hangisinin kuruma uyduğu kendiliğinden ortaya çıkıyor. Cevaplar yazılmadan başlanan projelerde ise site kurulur, birkaç ay sonra akademisyen sayfaları yeniden boşalır.
Beklentiyi de baştan doğru kurmakta fayda var. Drupal bu iş için sağlam bir temel veriyor, ama hazır paket bir çözüm vermiyor. Yayın alanlarını kurmak, atıf stilini ayarlamak ve aktarımı yazmak bir proje işidir.
Bir önerimiz daha var. Tüm kurumu aynı anda değiştirmek yerine tek bir fakülteyle başlayın. Yayın kayıtları düzenli tutulan bir bölüm seçin, orada bir dönem çalıştırın ve sonucu görün.
Drupart bünyesindeki Drupal4edu ekibinin Özyeğin Üniversitesi, Kadir Has Üniversitesi ve Acıbadem Üniversitesi gibi kurumlar için geliştirdiği Drupal platformları, sitenin kurumun kendi sistemlerindeki bilgiyi gösterdiği bu yapı üzerine kuruluyor. Yaklaşımımızın ayrıntılarını eğitimde Drupal sayfasında bulabilirsiniz.
Akademisyen sayfaları hakkında sık sorulan sorular
Yayın listesi otomatik güncellenebilir mi?
Evet. Kurumun akademik veri sistemi uygun bir bağlantı veriyorsa site yayınları oradan okur ve liste kendiliğinden güncellenir. Bunun tek şartı, kurumun sistemindeki kayıtların düzenli tutulmasıdır. Aktarım yalnızca var olan bilgiyi taşır, eksik kaydı tamamlamaz. Otomatik aktarım kurulduktan sonra yayın alanını sitede düzenlemeye kapatmak gerekir. Aksi halde sayfada yapılan düzeltme bir sonraki aktarımda silinir.
YÖKSİS'teki yayınlar üniversitenin sitesine doğrudan aktarılabilir mi?
Doğrudan ve topluca bir aktarım beklemek gerçekçi değil. Üniversitelerin AVESİS duyurularında görüldüğü gibi, YÖKSİS'teki yayın kayıtlarının bir kısmında yazarların kurum bilgisi bulunmadığı için toplu aktarım yapılamıyor ve araştırmacı kendi yayınlarını tek tek aktarıyor. Uygulamada izlenen yol şu şekilde işliyor. Yayınlar önce kurumun kendi akademik veri sisteminde toplanır, site de o sistemi kaynak alır. Site ile YÖKSİS arasında doğrudan bağ kurmak yerine kurumun kendi kaydını esas almak daha sağlam çalışıyor.
ORCID'den yayın çekmek ücretli mi?
Okumak ücretsizdir. ORCID'in herkese açık servisi, bir araştırmacının kaydındaki açık yayınları okuyup sitede göstermenize izin verir. Ücretli olan taraf eklemedir. Kurumun sistemindeki bir yayını araştırmacının ORCID kaydına eklemek istiyorsanız üyelik gerekir. Çoğu üniversite sitesi için okuma yeterlidir, çünkü sitenin işi yayınları göstermektir, ORCID kaydını güncellemek değildir.
Yayın listesi için hazır bir Drupal modülü var mı?
Yayın kaydı ve atıf stili tarafında var. Bibliography & Citation modülü bu ihtiyacı karşılıyor, kararlı sürümü güvenlik bildirimi kapsamında ve BibTeX ile RIS dosyalarını içe aktarabiliyor. ORCID tarafında durum farklı. Mevcut modüller siteye giriş ve bağlantı kurmakla sınırlı, kullanım sayıları da tek haneli ve iki haneli düzeyde kalıyor. Bu rakamlar hazır bir çözüm beklemenin doğru olmadığını gösteriyor. ORCID bağlantısı uygulamada kuruma özel geliştirmeyle kuruluyor.
Akademisyenin cep telefonu numarası sayfasında yayımlanabilir mi?
Ancak akademisyenin açık rızasıyla yayımlanabilir. Unvan, bölüm ve kurumsal e-posta adresi görevin gereği olan iletişim bilgisidir, herkese açık sayfada yer alması beklenir. Cep telefonu ile kişisel e-posta adresi ise kişisel veridir ve KVKK kapsamında değerlendirilir. Uygulamada en sağlam yol şu şekildedir. Bu bilgiler profil formunda ayrı bir başlık altında toplanır, kapalı gelir ve akademisyen isterse kendisi açar. Rıza her zaman geri alınabilir olmalıdır.