Univerzitní webové stránky publikuje téměř každý. Fakulty, katedry, přijímací řízení, výzkumná centra i studentské služby zveřejňují stránky, obvykle prostřednictvím desítek přispěvatelů, jejichž hlavní náplní práce web není. Bez jasně vymezeného postupu to vede ke známým problémům: překlepům, stránkám neodpovídajícím vizuální identitě, informacím, jejichž stažení nikdo nehlídal, a občas i ke zveřejnění citlivého obsahu dřív, než si jej vůbec přečetl někdo s příslušnou pravomocí.
Workflow pro schvalování obsahu zajistí, že každá stránka projde ke zveřejnění stejnou cestou. Začíná jako koncept, čeká na jmenovaného recenzenta a zveřejní se až poté, co ji tento recenzent schválí. Drupal to řeší pomocí dvou jádrových (core) modulů, bez jakýchkoli placených doplňků. Tento článek vysvětluje, jak tyto moduly spolupracují, jak proces přizpůsobit velikosti instituce, co se mění na vícejazyčných webech a jaké detaily konfigurace rozhodují o tom, zda fronta k posouzení zůstává v pohybu, nebo se tiše zastaví.
Proč univerzitní publikování potřebuje krok kontroly
Univerzita je velké decentralizované vydavatelství, a právě tato kombinace ztěžuje redakční kontrolu. Přispěvatelé sedí na každé fakultě a v každé jednotce s velmi odlišnou úrovní znalostí webu, zatímco centrální oddělení komunikace a IT nesou odpovědnost za přesnost, jednotnost značky, přístupnost a na stránkách o přijímacím řízení nebo předpisech i za právní a reputační rizika.
Instituce provozující největší soubory Drupalu ve vysokoškolském vzdělávání jsou postavené přesně kolem tohoto problému. Harvard, Yale, Stanford i Duke provozují každá svou pojmenovanou institucionální platformu Drupal, do níž katedry a výzkumné skupiny publikují, místo aby udržovaly rozptýlenou skupinu nesouvisejících webů, a vlastní dokumentace platformy Harvardu uvádí publikování obsahu a správu uživatelů vedle sebe jako klíčové funkce. Jakmile stovky jednotek sdílí jednu platformu, rozhodnutí o tom, kdo smí publikovat, přestává být detailem a stává se centrální otázkou governance dané platformy.
Smyslem není přispěvatele zpomalovat. Jde o to umožnit fakultnímu autorovi, který publikuje poprvé, volně tvořit koncept, zatímco proškolená osoba potvrdí, že stránka splňuje standardy, dřív než ji uvidí kdokoli mimo instituci.
Jak to funguje: Workflows a Content Moderation
Ve výchozím nastavení má stránka Drupalu dva stavy, publikováno nebo nepublikováno, což nestačí k popisu procesu kontroly. Rozšiřují to dva jádrové moduly.
Workflows definuje stavy, kterých může obsah nabývat, a přechody mezi nimi. Je to abstraktní tvar vašeho procesu a nic víc. Sám o sobě nedělá vůbec nic, a jeho samostatná instalace vyvolá obrazovku informující, že nejsou k dispozici žádné typy workflow.
Content Moderation tento typ workflow dodává. Připojuje workflow ke skutečnému obsahu, například k určitým typům obsahu, a váže každý přechod k vlastnímu oprávnění, takže stránku může posunout dál pouze zamýšlená role.
Oba jsou jádrové moduly a jejich historie stabilizace stojí za znalost, protože se často uvádí nepřesně. Content Moderation vstoupil do jádra jako experimentální modul v Drupalu 8.2 a Workflows následoval v 8.3. Workflows byl označen jako stabilní v 8.4, zatímco Content Moderation byl ještě ve verzi beta, a Content Moderation dosáhl stabilního stavu v Drupalu 8.5.0. Content Moderation vyžaduje Drupal 8.4 nebo novější. V Drupalu 10 a 11 jsou oba prostě součástí jádra, aktivují se ze stránky Rozšířit (Extend). Oficiální dokumentace Content Moderation provádí celým nastavením.
Stavy, přechody a oprávnění, která je vynucují
Pod každým workflow v Drupalu leží tři pojmy. Stavy (States) jsou podmínky, kterých může obsah nabývat. Přechody (Transitions) jsou povolené pohyby mezi nimi a jsou směrové, takže stránka nemůže přeskočit z konceptu rovnou do archivu, pokud to výslovně nepovolíte. Revize tvoří pod tím vším verzovanou historii. Drupal podporuje čekající revize (pending revisions), což znamená, že redaktor může připravit novou verzi již zveřejněné stránky, aniž by se cokoli z této práce zobrazilo veřejně dřív, než bude schválena.
Oprávnění jsou tím, co z tohoto schématu dělá skutečný nástroj kontroly. Drupal vytváří samostatné oprávnění pro každý přechod, takže právo použít přechod Publikovat lze udělit recenzentům a odepřít přispěvatelům. Tento jediný mechanismus tvoří celý řetězec schvalování.
Aktivace Content Moderation vytvoří výchozí redakční workflow (Editorial) obsahující stavy Koncept, Publikováno a Archivováno. Jeden detail překvapuje mnohé: tento výchozí workflow se automaticky vytvoří pouze tehdy, byl-li web nainstalován ze standardního instalačního profilu. U minimálního nebo vlastního profilu si jej musíte vytvořit sami.
Použitelná sada stavů pro univerzitu obvykle výchozí sadu mírně rozšiřuje.
| Stav | Co znamená | Do tohoto stavu jej posouvá |
|---|---|---|
| Koncept | Je psán nebo upravován, není viditelný pro veřejnost | Kterýkoli přispěvatel |
| Vyžaduje kontrolu | Odeslán a čeká na recenzenta | Kterýkoli přispěvatel |
| Vyžaduje úpravu | Vrácen autorovi se zpětnou vazbou | Recenzenti |
| Publikováno | Živé na webu | Recenzenti a administrátoři |
| Archivováno | Staženo z webu, ale zachováno | Administrátoři |
Jeden důsledek výchozího workflow většinu nových redaktorů překvapí: neexistuje tlačítko pro zrušení publikace. Ke stažení živé stránky nastavíte publikovanou revizi na stav Archivováno.
Přizpůsobení workflow velikosti univerzity
V praxi univerzita toto namapuje na malou sadu rolí, nikoli velkou.
| Role | Co může dělat | Obvykle ji zastává |
|---|---|---|
| Přispěvatel | Vytváří a upravuje koncepty, odesílá obsah ke kontrole. Bez přechodu Publikovat. | Zaměstnanci fakulty a katedry |
| Recenzent | Kontroluje, upravuje, publikuje nebo vrací obsah. Potřebuje oprávnění zobrazit nepublikovaný obsah a poslední verzi. | Proškolení fakultní redaktoři nebo centrální webový tým |
| Administrátor | Vše, co dokáže recenzent, plus přidělování rolí a konfigurace workflow. | Centrální IT nebo komunikační oddělení |
Vodícím principem je princip nejmenšího oprávnění. Ten, kdo spravuje stránky předmětů, nepotřebuje konfiguraci webu ani správu uživatelů, a udržení této role úzkou chrání platformu jako celek.
Drupal umožňuje na jednom webu více workflow, z nichž každý se aplikuje na jiné typy obsahu, a právě zde se model stává skutečně užitečným v univerzitním měřítku. Běžné stránky kateder projdou krátkou cestou. Předpisy pro přijímací řízení, tiskové zprávy a právní oznámení procházejí navíc dodatečným stavem schválení, který běžné stránky přeskočí. Uplatňujete tak takový dohled, jaký si konkrétní druh obsahu skutečně zaslouží, místo abyste vše nutili projít jedním procesem.
Toto je redakční protějšek architektonické governance, a u velkých souborů webů obojí funguje společně. Náš průvodce správou univerzitních webových stránek pomocí Drupal multisite se věnuje architektonické polovině.
Vícejazyčné weby: kontrola každého překladu zvlášť
Drupal 8.5 přidal podporu pro nezávislé posuzování překladů, a na dvojjazyčném univerzitním webu to mění podobu celého procesu.
Každý překlad nese vlastní stav posouzení. Anglická verze stránky může být zveřejněná, zatímco jiná jazyková verze je ještě v kontrole, nebo naopak. Na tom záleží, protože jediný recenzent má jen zřídka jazykové znalosti dostatečné k tomu, aby schválil každou verzi, a recenzent, který schvaluje obsah, jemuž plně nerozumí, poskytuje spíše formální razítko než skutečnou kontrolu.
Než cokoli nastavíte, ujasněte si vlastnictví jazyků. Rozhodněte, kdo kontroluje který jazyk, a rozhodněte, co by měli návštěvníci vidět, když je jeden překlad schválen a druhý ne. Nezávislé posuzování znamená, že stránka může být legitimně zveřejněná v jednom jazyce a chybět v druhém, proto si ověřte, že chování při záložním zobrazení (fallback) odpovídá vašemu záměru.
Detaily konfigurace, které zastaví frontu k posouzení
Většina workflow pro schvalování, které selžou, neselže na návrhu. Selžou na drobných detailech konfigurace, kvůli nimž se fronta stane neviditelnou nebo nepoužitelnou.
- Recenzenti nevidí, co mají posoudit. Samotná oprávnění k přechodům nestačí. Recenzenti také potřebují oprávnění zobrazit poslední verzi a zobrazit jakýkoli nepublikovaný obsah. Bez toho fronta ke kontrole prostě vypadá prázdně.
- Koncepty se hromadí a publikují se společně. Revize konceptů jsou kumulativní, takže každá staví na té předchozí, místo aby stála samostatně. Pokud několik lidí uloží koncepty téže stránky dřív, než ji kdokoli zkontroluje, publikování neuvolní jen jednu z těchto změn. Uvolní je všechny najednou, což je snadné přehlédnout u stránky s více než jedním autorem.
- Obsah nemůže přeskočit rovnou do kontroly. Přechody jsou směrové, takže pokud výslovně nedefinujete přechod ze stavu Publikováno do vašeho stavu kontroly, musí přispěvatel aktualizující živou stránku nejprve uložit koncept a teprve poté jej odeslat. Tento přechod je snadné vynechat, pokud je workflow navržen kolem nových stránek, nikoli úprav existujících.
- Nikdo neví, že je na řadě. Je-li vše ponecháno na ruční kontrole, obsah čeká v posouzení, protože si nikdo nevšiml jeho příchodu. Content Moderation Notifications odesílá e-mail zvolené roli nebo autorovi obsahu, kdykoli se položka přesune mezi stavy, a nastavuje se na /admin/config/workflow/notifications. Zbytek pokryje dashboard uvádějící vše, co se aktuálně nachází v procesu.
- Recenzenti se stále musí přihlásit. Drupal zobrazuje nepublikované revize pouze přihlášeným uživatelům s příslušnými oprávněními, takže workflow, který spoléhá na to, že vytížený děkan mrkne na stránku, nebude fungovat tak, jak byl navržen.
Kdy se workflow pro schvalování nevyplatí
Posuzování (moderation) existuje proto, aby oddělilo lidi, kteří obsah vytvářejí, od lidí, kteří jej schvalují. Tam, kde jde o tytéž osoby, přidává třecí plochy, aniž by přidávalo dohled.
Web spravovaný jedním nebo dvěma důvěryhodnými redaktory, kteří všichni mají práva k publikování, jej nepotřebuje, protože směrovat vlastní práci vlastní frontou zpomaluje publikování bez jakéhokoli přínosu. Workflow se stává zátěží také ve chvíli, kdy je řetězec delší, než si instituce může personálně dovolit. Musí-li stránka projít několika vytíženými schvalovateli, fronta se změní v úzké hrdlo a přispěvatelé začnou hledat způsoby, jak ji obejít, což instituci nakonec ponechá s menší kontrolou, než měla předtím.
Rada, která se osvědčuje napříč velkými institucemi, zní: udržujte posuzování tak jednoduché, jak to riziko skutečně vyžaduje. Začněte se stavy, které opravdu potřebujete, a nový přidejte pouze tehdy, když se objeví skutečná redakční potřeba, místo abyste budovali proces pro proces samotný. Workflow, kolem kterého lidé chodí, je horší než žádný workflow.
Před závazkem stojí za to znát dvě omezení. Posuzování se vztahuje pouze na entity, které lze revidovat, což pokrývá uzly (nodes), vlastní typy bloků a taxonomické termíny, ale ne vše na webu. A pod tím vším leží rozhodnutí o platformě; pokud je to stále otevřená otázka, naše srovnání Drupalu a WordPressu pro univerzity se věnuje tomu, kam se hodí každý z nich.
Nakonfigurováno s touto disciplínou, schvalování obsahu přestává být další vrstvou navíc a stává se součástí fungování platformy. Fakulty a katedry přispívají v širokém měřítku a před vším, co se dostane k veřejnosti, stojí spolehlivá kontrola. Ve společnosti Drupart buduje tým Drupal4edu platformy Drupal pro univerzity, jako je Sabancı University, METU a Yıldız Technical University, kde redakční schvalování stojí na stejném jádrovém základu, jaký je popsán zde. Náš přehled Drupal ve vzdělávání jde dále do toho, proč tento základ vyhovuje vysokoškolskému vzdělávání.
Často kladené otázky o posuzování obsahu v Drupalu
Je posuzování obsahu součástí jádra Drupalu?
Ano. Workflows i Content Moderation jsou oba jádrové moduly, aktivují se ze stránky Rozšířit (Extend) a není třeba nic kupovat ani stahovat. Workflows byl označen jako stabilní v Drupalu 8.4 a Content Moderation v 8.5.0, přičemž Content Moderation vyžaduje Drupal 8.4 nebo novější. Volitelné doplňky, jako jsou e-mailová upozornění a dashboardy pro posuzování, pocházejí z contributed modulů, ale samotná mechanika schvalování je vestavěná přímo do Drupalu.
Jaký je rozdíl mezi stavem a přechodem?
Stav je podmínka, ve které se obsah může nacházet, například Koncept, Vyžaduje kontrolu, Publikováno nebo Archivováno. Přechod je povolený pohyb z jednoho stavu do druhého, například Publikovat nebo Archivovat. Toto rozlišení je důležité, protože oprávnění se váží k přechodům, nikoli ke stavům. Kontrolujete, kdo může stránku posunout dál, tím, že každý přechod udělíte, nebo odepřete, takže stavy popisují, kde se obsah aktuálně nachází, a přechody definují, jak a kým se dostane k dalšímu kroku.
Mohou různé typy obsahu používat různé workflow?
Ano, a na univerzitním webu je to jedna z nejužitečnějších věcí, kterou lze nastavit. Můžete vytvořit několik workflow a aplikovat každý na jiný typ obsahu. Novinka katedry může používat jednoduchou cestu z konceptu rovnou do publikace, zatímco předpis pro přijímací řízení prochází dodatečným stavem schválení. Každý typ obsahu pak nese jen tolik dohledu, kolik skutečně potřebuje.
Jak zruším publikaci stránky, když je aktivováno posuzování?
Ve výchozím redakčním workflow (Editorial) neexistuje samostatná akce pro zrušení publikace. Místo toho nastavíte publikovanou revizi na stav Archivováno, čímž se stránka odstraní z veřejného webu, zatímco její historie revizí zůstane zachována. Redaktoři zvyklí na jednoduchý přepínač publikováno/nepublikováno na to obvykle potřebují jednou upozornit, poté už se to stane rutinou.
Jak recenzenti poznají, že na ně něco čeká?
Prostřednictvím Content Moderation Notifications, contributed modulu, který odešle e-mail, když obsah přejde mezi stavy. Může upozornit každého, kdo zastává roli recenzenta, nebo autora obsahu, nastavuje se na /admin/config/workflow/notifications a funguje společně s jádrovým modulem Content Moderation. Ve spojení s dashboardem zobrazujícím vše, co se aktuálně nachází v procesu, zabraňuje tomu, aby obsah nepovšimnutě ležel v kontrole.